Reflexión del 5-11 de noviembre
Esta semana, hemos seguido hablando de la organización de eventos, pero de manera más profunda, es decir, de la organización propiamente dicha, de los pasos que hay que seguir para la consecución de un evento “perfecto”, perfecto en el sentido de la organización, desarrollo y logro de los objetivos propuestos para tal.
Durante las sesiones de está semana estuvimos viendo cómo se inician los pasos para crear un evento teniendo en cuenta que siempre hay que crear un plan de acción, es decir, un plan que recoja todo lo que vamos a hacer, para quién, cómo, cuándo, etc.
Lo primero que tenemos que tener claro es que, para poder llevar a cabo cualquier evento, tenemos que ser conscientes de que existen diferentes etapas:
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ANTES DEL EVENTO
DÍA DEL EVENTO/DURANTE EL EVENTO
DESPUÉS DEL EVENTO/POST EVENTO
Para poder llevar todo esto a cabo debemos tener claro que debemos diseñar y planificar correctamente el evento. Por ello partimos de la observación y establecimiento de los niveles operacionales de la planificación:
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PLAN: es el establecimiento de las prioridades, la asignación de los recursos y su distribución, de las estrategias de acción y del conjunto de medios, herramientas e instrumentos que vayamos a necesitar y utilizar para lograr los objetivos por los cuales se está realizando el evento
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PROGRAMA: es el conjunto ya organizado y plasmado de todas las actividades y servicios que van a realizarse durante el evento o que están relacionadas entre sí por su naturaleza, es decir, es la plasmación de lo que va a hacerse durante el evento y que, una vez plasmado en papel (el programa final), puede ayudar a orientar y explicar de manera visual a los visitantes del evento de qué va el mismo, quién lo organiza y participa y qué actividades van a llevarse a cabo durante el mismo.
En cuanto al programa, aquí os dejo un enlace muy interesante para que veáis cómo podéis confeccionar vuestro programa para un evento.
También quiero dejaros mi propio ejemplo de un programa FINAL para un evento.
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PROYECTO: es la puesta en marcha del plan y el programa, es decir, la realización en sí del evento
Para la perfecta creación de un evento es indispensable ayudarnos con la utilización de un cronograma (establece los tiempos de realización de cada acción de manera ordenada y clara) y de un organigrama (establece de manera visual, ordenada y clara la estructuración jerárquica de personas, estableciendo las relaciones, correlaciones o puestos de autoridad entre los diferentes integrantes, normalmente, de una empresa)
Por último, decir que siempre hay que realizar una evaluación después del evento para saber si se han conseguido los objetivos propuestos y establecer las mejoras que puedan considerarse necesarias para eventos futuros.
