LA RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES

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¡¡Bienvenidos de nuevo PubliAdictos!! Estoy aquí nuevamente y una semana más para hablaros de la organización de eventos, más concretamente, de las ofertas de servicio de eventos que podemos encontrar y, especialmente, de los proveedores necesarios para poder llevar a cabo nuestro evento y no morir o fracasar en el intento.

 

En primer lugar, dejarme que os explique brevemente qué es eso de la “oferta de servicio de eventos” que dicho así pareciese que estamos ofertando las rebajas de eventos y no, no es eso.

La oferta de servicio de eventos, es la manera en la que va a llevarse a cabo dicho evento, es decir, si va a ofrecerse un servicio parcial (el organizador se limita solo a realizar determinadas tareas del evento: seleccionar a los proveedores, evaluar su capacidad, verificar los contratos con aquellos, coordinar el desarrollo de las tareas durante la ejecución), un servicio general o generalista (el organizador realiza una oferta general, ofrece “todo”, lo que termina haciendo que trabaje con clientes igualmente generales y dispersos; no saben bien lo que quieren) y un servicio específico (el organizador está capacitado de manera concreta y específica en la realización de un cierto tipo de eventos en los que se involucra con los clientes que si saben lo que quieren y que son fieles a su ofertante cuando encuentran lo que buscan).

 

Una vez que tenemos claro que tipo de evento vamos a llevar a cabo y la implicación del organizador en el mismo, es hora de que este último se encargue de la búsqueda, selección, contacto y negociación de los proveedores y sus servicios prestados. A la hora de hacer esta selección, el organizador debe tener claro que servicios va a necesitar y elaborar una lista con todos los proveedores para las diferentes categorías o tareas a cubrir como catering, alquiler y montaje de mesas o elementos para el evento, equipo audiovisual, azafatas, etc.; es recomendable y casi me atrevería a decir que imprescindible, crear un Excel con todos los proveedores necesarios y de reserva en caso de que algo vaya mal y falle, mejor tener un plan B e incluso C (siempre es mejor prevenir que curar).

 

Así que PubliAdictos, ya sabéis… tened claro que evento vais a llevar a cabo, qué servicio vais a querer que os oferte el organizador y tener vuestra lista de proveedores con toda la información necesaria sobre ellos  siempre a punto… Puede parecer mucho pero si queremos hacer algo, hagámoslo a lo grande y bien… el resultado siempre será mejor, más beneficioso y ¿quién sabe? Quizás vuestra vocación sea la organización de eventos…

 

Por último, os dejo un par de enlaces para encontrar proveedores para vuestros eventos y ya sabéis… la próxima vez… ¡MÁS Y MEJOR!

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